Cuando nos damos a la tarea a de documentar los procesos de nuestro negocio, lo primero es identificar los procesos, crear el mapa de procesos y luego se impone crear un diagrama de flujo para cada uno de los procesos.
El diagrama de flujo es la representación gráfica de un proceso.
Eso probablemente ya lo sepas si me sigues (que por eso estarás leyendo esto).
Pero cómo puedes usarlo de manera sencilla en tu negocio online, cómo hacer uno rápidamente y cómo darle uso, eso son ya palabras mayores y quiero que lo aprendas hoy con esta guía.
Bloquea unos minutos para la lectura de este post, que cambiará tu forma de trabajar.
Para qué sirve
Lo primero y más importante: para tener claro el paso a paso de las actividades que conforman un proceso. Pero, además:
- Se puede conocer el proceso de un solo vistazo.
- Al ser muy visual, permite que las personas involucradas, lleguen a acuerdos sobre los métodos a utilizar y resolución de problemas, de una manera más fácil.
- Permite establecer indicadores operativos.
- Se puede usar para identificar problemas, asignar recursos, coordinar actuaciones y delimitar tiempos.
- Deja bien definidas las funciones y responsabilidades de cada una de las personas que intervienen en un proceso.
Cualquier proceso en tu negocio puedes representarlo con un diagrama de flujo, hasta los más sencillos. Te pongo un ejemplo: ¿Cuántas veces has aceptado a una persona en Facebook y sin siquiera mediar palabra, te ha invitado a que sigas su Fanpage?
1, 20, 500…
Esto además de ser una mala práctica, se evitaría si esta persona tuviese un diagrama de flujo de este proceso.
¿No me crees? Echa un ojo a la imagen.
Tipos de diagramas de flujo
Existen dos tipos de diagramas de flujo: diagrama de flujo matricial y diagrama de flujo lineal.
Diagrama de flujo matricial
Los agentes que intervienen en el proceso aparecen en la cabecera del dibujo y las actividades desempeñadas se encuentran subordinadas a ellos. Se pueden construir de arriba abajo o de izquierda a derecha. Se recomiendan los primeros.
Diagrama de flujo lineal
Las actividades del proceso aparecen secuenciadas una debajo de la otra. Es más fácil de construir y es recomendable si los agentes de proceso son mayores a seis, pero aporta menos información.
Cómo hacer un diagrama de flujo
Antes de entrar en los 5 pasos, es importante que conozcas que el diagrama de flujo tiene una simbología específica (no, no hacemos rectángulos y flechas al azar). Echa un ojo a la imagen aquí debajo antes de ponerte a dibujar.
Paso 1: Hacer un listado de las actividades.
Comenzaremos por la actividad inicial (el detonante) y nos preguntaremos reiteradamente para cada actividad identificada: ¿qué se realiza después de esta actividad?
Paso 2: Identificar si existen puntos de decisión.
Si durante el listado de tareas aparecen puntos de decisión también los anotaremos, identificando las actividades que se deriven de cada alternativa de decisión.
*Las decisiones son preguntas de sí o no, que te permitirán tomar un camino u otro a lo largo del diagrama de flujo.
Paso 3: Dibujar la secuencia de actividades.
Elegiremos un formato de diagrama de flujo (matricial o lineal) y, teniendo en cuenta la simbología, se irá dibujando la secuencia cronológica de actividades hasta completar el diagrama de flujo del proceso.
Paso 4: Añadir entradas y salidas.
Ahora toca dibujar, las entradas y salidas del proceso. Estas entradas o salidas pueden ser información (documentos), datos, etc.
Paso 5: Revisión final.
Revisaremos si se ha configurado adecuadamente el diagrama de flujo, si está completo y si describe el proceso tal cual lo estamos ejecutando.
*Aquí es importante que revises si no hay decisiones que son un bucle infinito.
Errores más comunes
Faltan actividades: Este error es común en procesos muy largos.
Algo no cuadra en el dibujo: Este error pasa cuando hay diferencias múltiples de dimensiones, con distinto tipo y tamaño de letra, resumen excesivo en la definición de algunas actividades, distinta utilización de los símbolos, etc.
Actividades sin verbo de acción: Este es un error bastante común. Al hacer el diagrama de flujo confiamos en que sabemos lo que hay que hacer, pero ¿lo sabrían las otras personas? Probablemente no.
No usar el símbolo adecuado para inicio y final del diagrama: Nos liamos a hacer rectángulos y nos olvidamos de los óvalos de inicio y final. La simbología está para usarla.
La montaña rusa: En ocasiones, tratando de recoger todo el proceso en una sola hoja, por desconocimiento de la morfología correcta o por otras circunstancias, se dibuja el diagrama de flujo como si fuera una montaña rusa, en sube- y-baja. Y luego no hay quién lo entienda…
Entrecruzar líneas: Para mejorar la claridad y la comprensión del diagrama de flujo, se debería evitar el cruce de líneas.
¿Dónde están las flechas?: Parece absurdo, pero es muy frecuente. En algunos casos, la no utilización de flechas puede dar lugar a equívocos sobre la continuidad correcta del flujo de actividades. Esto se agrava si, además, las líneas se cruzan.
Herramientas
Existen muchas herramientas para hacer diagramas de flujo, aunque yo considero que lo más importante no es la herramienta, sino que lo dibujes bien.
No obstante, te recomiendo las dos herramientas que uso para hacer los diagramas de flujo. La primera se llama Miro y no solo sirve para hacer diagramas de flujo, sino también para otros diagramas empresariales y para trabajar en equipo. El diagrama de flujo que te presentaba más arriba, esta hecho con esta herramienta.
La segunda herramienta se llama Visme y ha sido todo un descubrimiento para mí.
¿Y ahora qué?
Echa un ojo a este vídeo donde hablo sobre diagramas de flujo:
Después de todo esto, ya puedes hacer tu primer diagrama de flujo, solo o con mi ayuda.
Y ahora déjame saber en comentarios qué te ha parecido todo esto, si ya trabajas con diagramas de flujo en tu negocio y si has probado alguna de las dos herramientas que te recomiendo arriba.
Estaré encantada de leerte.
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Soy Ingeniera química, auditora interna de calidad y medio ambiente y MBA.
Ayudo a propietarios de negocios online a organizarse alrededor de los procesos y los sistemas de gestión eficientes para ahorrar tiempo y delegar sin agobios.
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La verdad me sirvió mucho tu comentario pero no sé cómo relacionar las flechas ni algunos conceptos para que no se vean líneas por todos lados, hay alguna forma de aprender a entrelazar de manera correcta los conceptos?
Hola Ana:
El diagrama de flujo no relaciona conceptos, sino actividades de un proceso. Te recomiendo que pienses qué actividad va detrás de otra y así las enlaces. Si necesitas un aprendizaje más en profundidad, tienes varios cursos/talleres en este enlace: https://procesosysistemas.es