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¿Qué tienen que ver los procesos con los sistemas de gestión?

¿Por qué siempre digo que los procesos son solo el primer paso? Que lo gordo viene después…

Hoy en, no me toques los procesos, procesos y sistemas de gestión

Te doy la bienvenida al episodio 26 del podcast.

El enfoque a procesos

Vamos a hablar del enfoque a procesos (aunque ya lo vimos en el episodio anterior como parte de los 7 principios de la calidad).

Con el enfoque a procesos los procesos se gestionan como un sistema definido por la red de procesos y sus interacciones, creando así un mejor entendimiento que aporta valor. 

En el episodio del podcast dentro del blog, tienes una imagen que ilustra perfectamente cómo cambian las cosas en una empresa o negocio cuando se trabaja con el enfoque a procesos y cuando no.

“Se alcanzan resultados coherentes y previsibles de manera más eficaz y eficiente cuando las actividades se entienden y gestionan como procesos interrelacionados que funcionan como un sistema coherente”.

La operación coherente de esta red a menudo se denomina “enfoque de sistema” para la gestión. 

Los sistemas de gestión

¿Entonces qué es un sistema de gestión?

Un sistema de gestión es la estructura de elementos interrelacionados necesaria para gestionar adecuadamente una organización desde el punto de vista de la calidad, el medio ambiente, la seguridad y salud en el trabajo, la seguridad de la información o cualquier otro referente que pueda influir directa o indirectamente en los resultados de la organización. 

Sí, como escuchas. Existen sistemas de gestión para casi todo.

Todas las organizaciones disponen de un sistema de gestión más o menos perceptible, estructurado e institucionalizado.

Entre los elementos del sistema de gestión podemos contar con procesos, documentos, estructura y responsabilidades, recursos (humanos, tecnológicos, de infraestructura…), características de los productos y servicios, etc. 

Estos elementos se encuentran interrelacionados y dirigidos a conseguir un determinado propósito (cumplir los requisitos de los clientes, salvaguardar el medio ambiente, prevenir riesgos laborales, gestionar la información, etc.). 


En el episodio dentro del blog, tienes una imagen que ilustra lo que es un sistema de gestión.

Los sistemas integrados de gestión

Que no es lo mismo ni se escribe igual (hace poco escuché decir “el sistema integrado de calidad”).

Cuando se toma como referente un documento normativo (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 27001, etc.) para organizar el sistema de gestión, es necesario cumplir una serie de requisitos que contribuyen a estructurarlo de forma sólida y coherente. 

Los requisitos de la mayoría de estas normas tienen un grado de afinidad elevado, lo que abre el camino para estructurar un único sistema de gestión en lugar de dos, tres o más funcionando en paralelo. De la fusión de sistemas de gestión surgiría un sistema integrado de gestión (SIG). 

Los sistemas de gestión de la calidad

Un sistema de gestión de la calidad (SGC) es la manera en que la organización dirige y controla aquellas actividades relacionadas directa o indirectamente con el logro de los resultados pretendidos.

Los requisitos de la norma ISO 9001 (estándar de los sistemas de gestión de la calidad), son genéricos y están diseñados para ser aplicables en todas las organizaciones, independientemente de su tipo o tamaño y de los productos y servicios que proporcionan.

Ay, y aquí está mi eterna lucha con los negocios digitales que piensan que viven en un mundo de luz y color y que esto de los sistemas de gestión no va con ellos.

Pero no es solo un problema de los negocios digitales, ojo, hay Pymes y micropymes donde sigue sin entenderse los beneficios de trabajar con un sistema de gestión de la calidad y lo ven como “un montón de papeles que me obligan a tener y no sirven para nada”.

Las normas del sistema de gestión de la calidad no deben confundirse con las normas de productos y servicios.

Normas de productos y servicios:  Indican requisitos explícitos que deberían cumplir productos y servicio específicos.

Normas del sistema de gestión de la calidad (particularmente la ISO 9001): Especifican requisitos para las buenas prácticas de gestión con el fin de conseguir la calidad, pero sin referencia a ningún tipo particular de producto o servicio.

Entonces, un sistema de gestión de la calidad es aquel que se establece, implementa, mantiene y mejora de forma continua, incluidos los procesos necesarios y sus interacciones, de acuerdo con lo que estipula la norma. 

El objetivo de la ISO 9001 no es imponer algo totalmente nuevo a la organización. Cada organización dispone ya de una estructura de gestión y esta debería ser la base sobre la que se construya el SGC.

Y este es uno de los errores más frecuentes que se cometen: inventar procesos para adecuarse a la norma y no al revés.

Partimos de lo que tenemos, de lo que hacemos, de los procesos que ya están funcionando en nuestro negocio. De ahí la importancia de empezar identificando y documentando procesos, porque luego la cosa se complica. Pero ojo, se complica si queremos. La implantación o no de un sistema de gestión de la calidad es una decisión estratégica.

Para finalizar, tres apuntes…

  • Un SGC “por sí mismo” no conducirá necesariamente a una mejora de los procesos de trabajo o a mejoras en los productos o servicios.
  • No solucionará todos los problemas de tu negocio.
  • Es un medio para facilitar la adopción de un enfoque más sistemático para cumplir con los objetivos de la organización, lo que a su vez, puede ayudar a conseguir las mejoras buscadas.

En resumen: ¿sistema de gestión de la calidad sí o no?

Sí, pero solo si estás dispuesto a implantarlo bien y a tomarte las cosas en serio. Es una pena tener un sistema de gestión (de la calidad o de lo que sea) implantado y no usarlo ni sacarle el beneficio que tiene.

Si quieres seguir profundizando sobre el tema de calidad, te dejo en las notas del programa el training “¿Qué es calidad?”, el e-book ¿Estás trabajando con calidad en tu negocio online? o si prefieres ir a por todas, he creado el Pack Calidad.

Y hasta aquí el episodio de hoy, nos escuchamos la próxima semana. Si no quieres perderte nada suscríbete al podcast en tu plataforma preferida y déjame tu valoración. 

Lo tienes en AnchorSpotifyIvooxApple PodcastGoogle Podcast y otras que no había escuchado en mi vida como BreakerPocket Casts y RadioPublic.

También puedes encontrarme en tunegocionlineconcalidad.com/podcast, en Instagram como gehisyhm y en LinkedIn como gehisyhm. 

¡Hasta pronto!

Notas del programa:

Training “Qué es calidad?”

E-book “¿Estás trabajando con calidad en tu negocio online?

Pack Calidad

https://aprendiendocalidadyadr.com

Post Anexo S.L.

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Soy Ingeniera química, auditora interna de calidad y medio ambiente y MBA.

Ayudo a propietarios de negocios online a organizarse alrededor de los procesos y los sistemas de gestión eficientes para ahorrar tiempo y delegar sin agobios.

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