Cuando comenzamos un negocio online estamos desorientados y tenemos esa (horrible) sensación de que no llegamos a todo. Es normal, nadie nos enseña a «crear un negocio con unas bases sólidas«, ni siquiera a «crear un negocio con unas bases mínimas».

Lo que ya no es tan normal es que estés en una fase avanzada de tu negocio y no tomes las riendas del mismo desde la parte estratégica. Y no te estoy hablando de funnels, Facebook Ads, Product Launch Formula, webinars automatizados, crear equipo ni nada de esas cosas que “se supone” que es lo que tenemos que hacer para crecer.

Te estoy hablando del «panel de control» o «centro de operaciones» de tu negocio: el mapa de procesos.

Ponte cómodo que hoy te voy a contar cómo pueden ayudarte los mapas de procesos en tu negocio.

Qué es un proceso

Primero lo primero. Ya te lo había explicado en este post, pero te lo recuerdo por aquí.

Un proceso es un conjunto de actividades interrelacionadas que convierte unas entradas (inputs) en salidas o resultados. Para ello debemos proveer los recursos necesarios (recursos monetarios, recursos humanos, materias primas, etc).

La manera más sencilla de explicarlo es a través de la elaboración de un bizcocho. Mira la imagen a continuación y lo entenderás.

proceso

El mapa de procesos

Es una representación gráfica de la secuencia e interacción de todos los procesos de tu negocio.

Es una representación global y no debes confundirlo con el diagrama de flujo que es la representación de un solo proceso y del que te estaré hablando en otro post. Esta imagen global de todos los procesos nos ayuda a situarnos fácilmente en nuestro negocio y contribuye a cambiar nuestra percepción actual  del trabajo: de tareas en cierto modo “dispersas” a un conjunto de tareas contextualizadas y orientadas a la consecución de un resultado concreto para satisfacer a clientes u otras posibles partes interesadas.

Resumiendo: es una representación “a vista de pájaro” de TODOS los procesos que hay en tu negocio.

En un post anterior te hablaba de los tipos de procesos que existen un negocio que, una vez definidos, serán los que representarás en el mapa.

Tipos de mapas de procesos

Vamos a ver ahora qué tipos de mapas de proceso existen y cuál es mejor para tu negocio.

Mapa de procesos convencional

Esta tipología utiliza la clasificación clásica de procesos (procesos estratégicos, procesos operativos y procesos auxiliares) para configurar el mapa. 

Los procesos estratégicos se colocan en la parte superior del mapa, los auxiliares o de soporte en la inferior, y los operativos en la parte del centro, donde habitualmente se representa la cadena de valor (representación de fases). 

El concepto de cadena de valor es un concepto clave para entender los mapas de procesos. Te hablo de ello a fondo en el curso “Documentación de procesos para negocios online”.

Si el negocio es sencillo, los procesos que conforman la cadena de valor se pueden representar dentro de la misma, generando una única imagen del mapa de procesos. 

mapa de procesos convencional

*Este tipo de mapa es el que te recomiendo para tu negocio basándome en la experiencia con mis clientes y en mi propia experiencia.

Mapa de procesos formal

Este mapa de procesos surge al utilizar la clasificación de procesos sugerida por la Norma UNE-EN ISO 9001 (procesos para las actividades de la dirección, procesos para la realización del producto, procesos de provisión de recursos, procesos de medición, análisis y mejora).

Por esta razón, este tipo de mapa de procesos suele ser habitual en organizaciones certificadas con UNE-EN ISO 9001 (vamos, que no te lo recomiendo para un negocio online ni aunque ya estés implementando ISO 9001).

Los procesos existentes se deben de ordenar y colocar en una disposición espacial y relacional lógica que, a ser posible, esté alineada con los principios fundamentales de la norma. La configuración de los procesos en el mapa puede ser muy diversa, dependiendo de los conocimientos del autor. 

mapa de procesos formal

*Como puedes ver en la imagen este mapa no lo entiende ni el Tato, así que mejor usamos el anterior.

Mapa de procesos lineal

Este tipo de mapa de procesos utiliza las bases del diagrama de flujo para configurar la representación global de los procesos de la organización. 

Se suele apoyar en la clasificación clásica de procesos, desplegando los procesos operativos “como si fueran un diagrama de flujo”. Sin embargo, aquí cada rectángulo o caja no representa una actividad, sino un proceso. Se suelen omitir también los rombos de decisión. 

Este tipo de mapas es menos frecuente que los anteriores, pero algunas organizaciones los utilizan por su similitud con el flujograma, que habitualmente ya es conocido, con lo cual se facilitan la comprensión y el análisis de situación. 

*A mí particularmente no me gusta porque llama a confusión con los diagramas de flujo. Juzga por ti mismo.

mapa de procesos lineal

Utilidad del mapa de procesos

A estas alturas te estarás preguntando para qué sirve el susodicho mapa. Te cuento algunos de sus usos para que vayas “haciendo boca” y pensando cómo lo vas a implementar ya en tu negocio.

  • Facilita la selección de procesos prioritarios ligados a la definición de la estrategia, la innovación de procesos, la mejora de procesos, etc. 
  • Asociándole indicadores de gestión, permite observar rendimientos, tasas de eficiencia en la utilización de recursos, etc. 
  • Permite realizar estudios globales relacionados con el riesgo operacional. 
  • Puede utilizarse para perfilar el concepto de misión de la organización, para estructurar el conocimiento disponible y para la formación del personal.
  • Contribuye a guiar las actuaciones, ayuda a no perder la perspectiva, a darle un sentido global a las iniciativas, a situar adecuadamente cada elemento, a sacar conclusiones generales.

En este vídeo te lo cuento todo con pelos y señales.

Cómo se hace el mapa de procesos

Son solo 5 pasos que debes tener en cuenta, pero que son muy importantes si quieres que tu mapa quede bien. Te he preparado una infografía para que comiences a seguir estos pasos hoy.

mapa de procesos

¿Y ahora qué?

Ya puedes comenzar a dibujar el mapa de los procesos de tu negocio. Puedes hacerlo solo o con mi ayuda. Pero lo importante es que empieces ya contándome en los comentarios qué dudas tienes para empezar hoy.

¡Te leo!

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