Si te dijera que tu negocio online está lleno de procesos y que estos están divididos de una manera determinada que (si la conoces y la aplicas), puede hacerte ahorrar mucho tiempo. ¿Me creerías?

Quizás sí o quizás pensarás: “Ya está la loca de la calidad contándome cosas que no entiendo”.

Pues hoy me gustaría que comenzáramos juntos la aventura de cambiar tu mentalidad de simples listas de tareas a procesos.

¿Me acompañas?

¿Qué es un proceso?

Primero lo primero, según los expertos en el tema, un proceso se define como:

Conjunto de actividades mutuamente relacionadas que utilizan las entradas para proporcionar un resultado previsto.

Todo proceso tiene un principio y un fin; una actividad inicial y una final, que deben estar perfectamente delimitadas, para que cada proceso pueda ser manejado convenientemente y sus responsabilidades asignadas sin equívocos ni redundancias.

Esta es la representación esquemática de un proceso:

procesos de negocio

Imagínate un proceso como una caja donde introduces cosas (entradas) y salen otras cosas diferentes (salidas o resultados) y a la que hay que añadirle “algo” para que todo esto suceda. Algo así como una “caja mágica” donde con todos estos ingredientes, sucede la magia.

procesos de negocio

Esto te puede parecer un poco infantil, pero mi idea es que te quede claro y nunca está de más despertar a nuestro niño interior 😉 .

Pero volviendo al tema, que me disperso, voy a ponerte un ejemplo totalmente aplicado a tu negocio online: el diseño de un infoproducto.

procesos de negocio

Cuando vas a crear un infoproducto (o un servicio), ¿qué haces?

Yo sigo las tareas que ves en la figura anterior:

👉 Recopilo los requisitos de mis clientes (obtenidos a través de encuestas, conversaciones con ellos, grupos de Facebook, etc).

👉 Planifico todos los pasos para el diseño del infoproducto (fechas de elaboración, recursos que necesito, qué tengo, qué no tengo, inversiones, etc).

👉 Hago todo lo planificado (redacción de contenido, configuración de plataforma de venta, páginas de venta, etc).

👉 Valido el infoproducto (betatesters, grupo de Facebook, etc).

👉 Entrego el producto al cliente (venta).

Todo esto forma parte de uno de los procesos que casi seguro tienes en tu negocio online.

Procesos de negocio

Existen varios tipos de clasificaciones para los procesos de un negocio, yo te voy a contar la que más puede parecerse a lo que hacemos en nuestros negocios online.

La clasificación clásica agrupa los procesos en estratégicos, claves (operativos) y de apoyo (auxiliares o de soporte).

Los procesos claves u operativos deben tener una consideración especial en su gestión dada su importancia, deben ser mejorados con carácter prioritario y urgente ya que condicionan los resultados de la empresa.

Los otros procesos también se gestionan, en la búsqueda de la mejora, pero no tienen carácter prioritario.

Voy a ponerte ejemplos de cada uno de estos tipos de procesos para que te quede claro.

Estratégicos

Son procesos al más alto nivel y con esto no pienses que están reservados sólo a las grandes multinacionales. Recuerda que tú lideras un negocio, aunque seas una sola persona. Ejemplos de estos procesos pueden ser:

  • Planificación estratégica, políticas y objetivos.
  • Planificación de recursos.
  • Toma de acciones de mejora.

Para identificar los procesos estratégicos nos podemos preguntar por la misión de nuestro negocio y por cómo se lleva cabo.

Es muy frecuente que los procesos estratégicos no estén sistematizados o tipificados, lo cual puede añadir una dificultad adicional. Su tipificación puede constituir una oportunidad de mejora para la organización.

Ejemplo práctico para tu negocio: La planificación de objetivos que hacemos al comenzar cada año (o cada trimestre).

Operativos

Son los que aportan dinero al negocio, los del día a día, los que están directamente relacionados con aportar valor al cliente. Por ejemplo:

  • Investigaciones de las necesidades de los clientes.
  • Venta de productos/servicios
  • Diseño de productos/servicios
  • Producción o prestación del servicio.
  • Docencia.

Para hacer una especie de “inventario” de los procesos operativos nos haremos preguntas sobre lo siguiente:

• ¿Cuáles son los productos y servicios que proporcionamos?

• ¿Qué hacemos para conseguirlos?

Puedes responder a ambas preguntas a modo de discurso, describiendo cómo es tu negocio desde el momento en que contactas con el cliente (incluso antes) hasta el momento en que le entregas el producto o servicio, incluyendo el posible servicio posventa. Es muy conveniente plasmar todo este discurso por escrito.

En este relato estarán definidos explícitamente, y en ocasiones también implícitamente (enmascarados), los procesos que realizas en tu negocio, principalmente los operativos. Una vez aquí, es conveniente que crees una lista de procesos.

Cada uno de los procesos de la lista deberá responder a la definición de proceso, es decir, deberá conformar el “conjunto de los recursos y de las actividades, interrelacionadas, repetitivas y sistemáticas, mediante los cuales unas entradas se convierten en unas salidas o resultados”.

Ejemplo práctico: Diseño de infoproductos.

Apoyo o soporte

Son los que te ayudan a llevar a cabo los procesos operativos. Por ejemplo:

  • Selección y formación del personal (incluye tu propia formación).
  • Aseguramiento logístico.
  • Compras.

Para los procesos de apoyo puedes hacerte preguntas sobre aquellas operaciones necesarias para conseguir y mantener los recursos que empleas en tu negocio.

Ejemplo práctico: Compra de herramientas para tu negocio online.

Beneficios de identificar los procesos

Vale, Gehisy, ya lo tengo claro, pero ¿y esto para qué me sirve?

Identificar los procesos te ayudará a comprender mejor lo que haces y por qué lo haces.

Por ejemplo, ¿estás aportando valor a tu cliente ideal con cada una de las tareas que haces?

​Una adecuada gestión por procesos te proporcionará una mejora en los resultados obtenidos a todos los niveles. - piopialo       

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¿Y ahora qué?

Pues comienza a identificar los procesos de tu negocio. Te he preparado un pdf para que lo hagas tranquilamente.

Eso sí, cuando termines cuéntame en los comentarios qué tal te ha ido.

También puedes apuntarte al Taller: “Crea tu mapa de procesos en 1 hora” donde te enseño a identificar los procesos de tu negocio y reflejarlos en un mapa para que los tengas listos de una manera visual.

Y hasta aquí el post de hoy. Cuéntame si conocías esta clasificación de los procesos y quiero ver la clasificación de tus procesos.

¡Nos vemos en el siguiente post!