El paso a paso…
La representación gráfica de todas las actividades de un proceso…
Hoy en, no me toques los procesos, el diagrama de flujo
Te doy la bienvenida al episodio 12 del podcast.
Hoy hablamos de cómo representar un proceso para que se convierta en una hoja de ruta clara para delegar.
El diagrama de flujo o diagrama de actividades, también conocido como flujograma es la representación gráfica del algoritmo o proceso.
Se utiliza en disciplinas como programación, economía, procesos industriales y psicología cognitiva.
Resulta útil para investigar oportunidades para la mejora mediante la comprensión detallada de la forma en que funciona en realidad un proceso.
A través del examen de la forma en que los diversos pasos de un proceso se relacionan entre sí, se pueden descubrir a menudo las fuentes potenciales de los problemas.
Los diagramas de flujo se pueden aplicar a todos los aspectos de cualquier proceso, desde el flujo de materiales hasta los pasos para realizar una venta o darle mantenimiento a un producto.
¿Cuál es la utilidad de un diagrama de flujo?
- Se puede conocer el proceso de un solo vistazo.
- Al ser muy visual, permite que las personas involucradas, lleguen a acuerdos sobre los métodos a utilizar y resolución de problemas, de una manera más fácil.
- Se puede usar para identificar problemas, asignar recursos, coordinar actuaciones y delimitar tiempos.
- Deja bien definidas las funciones y responsabilidades de cada una de las personas que intervienen en un proceso.
- Permite establecer indicadores operativos.
Tipos de diagrama de flujo
Matricial
Los agentes que intervienen en el proceso aparecen en la cabecera del dibujo y las actividades desempeñadas se encuentran subordinadas a ellos. Se pueden construir de arriba abajo o de izquierda a derecha. Se recomiendan los primeros.
Lineal
Las actividades del proceso aparecen secuenciadas una debajo de la otra. Es más fácil de construir y es recomendable si los agentes de proceso son mayores a seis, pero aporta menos información.
Cómo se elabora un diagrama de flujo?
Si es un proceso existente
- Identificar el principio y el fin del proceso.
- Observar el proceso completo desde el principio hasta el fin.
- Definir los pasos en el proceso (actividades, decisiones, entradas, salidas).
- Elaborar un proyecto de diagrama de flujo para representar el proceso.
- Revisar el proyecto de diagrama de flujo con las personas que participan en el proceso.
- Mejorar el diagrama de flujo a partir de esta revisión.
- Verificar el diagrama de flujo con respecto el proceso real.
- Fechar el diagrama de flujo para referencia y uso futuros.
Para diseñar un nuevo proceso
- Identificar el principio y el fin del proceso.
- Visualizar los pasos que se deben dar en el proceso (actividades, decisiones, entradas, salidas).
- Definir los pasos en el proceso (actividades, decisiones, entradas, salidas).
- Elaborar un proyecto de diagrama de flujo para representar el proceso.
- Revisar el proyecto de diagrama de flujo con las personas que se espera participarán en el proceso.
- Mejorar el diagrama de flujo a partir de esta revisión.
- Fechar el diagrama de flujo para referencia y uso futuros.
Simbología
El diagrama de flujo tiene una simbología específica (no, no hacemos rectángulos y flechas al azar). Echa un ojo a la imagen aquí debajo antes de ponerte a dibujar.
*Para saber más, echa un ojo a este post.
Errores frecuentes en la construcción de un diagrama de flujo
Los errores más frecuentes a la hora de construir un flujograma y que habría que evitar son:
Flujograma incompleto
Por ejemplo, faltan actividades. Este error suele suceder en representaciones de procesos largos.
El responsable de elaborar el flujograma tiende a resumir, al considerar que el número de actividades desarrolladas es muy amplio y que su dibujo y lectura posterior pueden hacerse tediosos. En este caso, podrían perderse de vista oportunidades de mejora, al no tener claras todas las actividades.
No hay armonía en la presentación de los símbolos
Es importante definir qué simbología se va a usar y ajustarla en tamaño, colores y diseño para facilitar de un vistazo la comprensión del proceso en cuestión.
Definir actividad sin incluir un verbo de acción
Este es un error frecuente, pero fatal.
Imagina que defines una actividad como «Documento». Sí, pero ¿qué haces con él? ¿Redactarlo? ¿Aprobarlo? ¿Revisarlo?
Las interpretaciones pueden ser infinitas y hacer que el diagrama de flujo sea inservible.
No comenzar o terminar con el símbolo adecuado
Para algo se ha creado la simbología, para utilizarla y homogeneizar la terminología de los procesos, así que, intenta usar la adecuada.
Utilizar entradas y salidas como si fueran actividades
Se trata de un mal uso del símbolo de entrada y salida, al que se le da rango de actividad. Las entradas y salidas deben llegar a una actividad o partir de ella, no constituir actividades en sí mismas.
Flujograma en sube‐baja
En un afán por tratar de recoger todo el proceso en una sola hoja, quizás por desconocimiento de cuál es la forma correcta o por cualquier otra causa, se dibuja el flujograma como si estuviésemos subiendo y bajando una montaña. Con esto no se consigue el resultado más apropiado.
Entrecruzar líneas
Lleva a confusión e influye en la limpieza del diagrama, por lo que se debe evitar el cruce de líneas y, en caso de hacerlo, se debe usar algún tipo de «puente gráfico» para advertir del cruce de líneas.
Olvidarse de las flechas
En algunos casos, la no utilización de flechas puede dar lugar a equívocos sobre la continuidad correcta del flujo de actividades. Esto se agrava si además las líneas se cruzan.
Herramienta online para hacer diagramas de flujo
Hoy en día, es difícil pensar en hacer estos diagramas en papel y lápiz. Está claro que puedes hacer bocetos, pero existen multitud de herramientas online que nos facilitan la vida.
Microsoft Word tiene las características básicas para hacer diagramas de flujo, pero si buscas algo más profesional, te presento Miro, que es la que uso yo. Es muy intuitiva. Tiene versión gratuita y de pago.
Si quieres que te ayude con los diagramas de flujo de tu negocio, tienes varias opciones en las notas del programa.
También, puedes adquirir por un precio simbólico un pdf con el paso a paso para crear un diagrama de flujo, que forma parte del material de mis cursos sobre documentación de procesos.
Y hasta aquí el episodio de hoy, nos escuchamos la próxima semana. Si no quieres perderte nada suscríbete al podcast en tu plataforma preferida y déjame tu valoración.
También puedes encontrarme en tunegocionlineconcalidad.com/podcast, en Instagram como gehisyhm y en LinkedIn como gehisyhm.
¡Hasta pronto!
Notas del programa:
Servicio documentación de procesos para negocios
Curso Documentación de procesos para asistentes virtuales (versión Lite)
Curso Documentación de procesos para negocios online
Minicurso gratuito “Hablemos de procesos”
Taller Manual de procedimientos para emprendedoras y empresarias
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Soy Ingeniera química, auditora interna de calidad y medio ambiente y MBA.
Ayudo a propietarios de negocios online a organizarse alrededor de los procesos y los sistemas de gestión eficientes para ahorrar tiempo y delegar sin agobios.
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