Ya tengo identificados y medio claros los procesos de mi negocio.
¿Y ahora qué herramienta uso para documentarlos y crear el manual de procedimientos de mi negocio?
Te doy la bienvenida al episodio 14 del podcast.
Cerramos la serie de documentar procesos, con las herramientas.
Siempre digo que la herramienta no es lo más importante.
Cuando documento procesos para mis clientes, lo primero que hago es enterarme de qué herramientas usan ya en su negocio, para no imponerles herramientas raras.
O sea, con el tema herramientas, partimos de lo que ya usamos en nuestro negocio, para no complicarnos la vida.
Dicho esto, voy a contarte las principales herramientas que uso tanto en mi negocio como en el de mis clientes.
1. El amigo Google: Google Drive, Google Docs y Google Sheets
Lo más sencillo es organizar los documentos en carpetas, con cada uno de los procesos documentados dentro. Aquí, te dejo un ejemplo de cómo queda.
Los procedimientos y guías de trabajo los hago en Google Docs con una plantilla de procedimiento flujo-tabla que ya tengo preparada y que tienes en cualquiera de las formaciones que te he dejado en las notas del programa.
Los registros, los hago en Google Sheets.
En Google Drive organizo todos los documentos por carpetas.
¿Y se puede usar Dropbox o similar?
Por supuesto, pero uso Google Drive, porque la mayoría de las personas saben cómo usarlo, es gratuito y se puede gestionar el acceso a los documentos de manera sencilla.
2. Miro
¿Y dónde haces los diagramas de flujo?
Pues en Miro, la herramienta mágica.
Miro es más que una herramienta para hacer diagramas de flujo, es una herramienta de colaboración empresarial donde puedes hacer casi cualquier cosa: modelos Canvas, matrices de estrategia empresarial, etc.
Cuando hago el diagrama de flujo, me lo puedo descargar en formato imagen y adjuntarlo al procedimiento flujo-tabla.
Aquí te dejo una imagen de cómo queda el diagrama de flujo con esta herramienta.
¿Y qué pasa con otras herramientas como Draw.io o similar?
Las puedes usar sin problemas, pero a mí particularmente, me gusta más Miro por su sencillez y nivel de personalización.
3. Notion
La herramienta que uso para gestionar proyectos con mis clientes, también sirve para documentar procesos.
Lo que más me gusta de esta herramienta es su sencillez y limpieza. Además de que permite crear bases de datos enlazadas, algo que nos viene genial para organizar los procesos documentados y crear un manual de procedimientos en condiciones.
En el Taller Manual de procedimientos para emprendedoras y empresarias, te cuento cómo hacerlo y te doy una plantilla.
Pero, si lo que quieres es conocer otros usos de Notion (incluyendo el de documentación de procesos), en las notas del programa tienes el Taller “Multiplica x20 tu productividad con Notion”.
Aquí tienes una imagen de cómo queda todo esto en Notion.
4. Trello
Por último, quiero hablarte de Trello. Otra herramienta que te permitirá organizar los procesos documentados de tu negocio y compartirlos de manera sencilla con tu equipo. Es una herramienta que estoy usando ahora mismo con una clienta de documentación de procesos.
Como una imagen vale más que mil palabras, aquí tienes una muestra de cómo quedan organizados.
También puedes echar un ojo a este post que escribí hace un tiempo sobre cómo usar Trello para ser más productivos.
En resumen, puedes usar la herramienta que quieras (Asana, Kanbanflow, o cualquiera que compres en Appsumo). Lo importante es que entiendas cómo funcionan los procesos, los identifiques, los clasifiques, los documentes y, lo más importante, que los USES y los gestiones correctamente.
Y hasta aquí el episodio de hoy, nos escuchamos la próxima semana. Si no quieres perderte nada suscríbete al podcast en tu plataforma preferida y déjame tu valoración.
También puedes encontrarme en tunegocionlineconcalidad.com/podcast, en Instagram como gehisyhm y en LinkedIn como gehisyhm.
¡Hasta pronto!
Notas del programa:
Servicio documentación de procesos para negocios
Curso Documentación de procesos para asistentes virtuales (versión Lite)
Curso Documentación de procesos para negocios online
Minicurso gratuito “Hablemos de procesos”
Taller Manual de procedimientos para emprendedoras y empresarias
Taller “Multiplica x20 tu productividad con Notion”
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Soy Ingeniera química, auditora interna de calidad y medio ambiente y MBA.
Ayudo a propietarios de negocios online a organizarse alrededor de los procesos y los sistemas de gestión eficientes para ahorrar tiempo y delegar sin agobios.
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