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En mi día a día veo como las emprendedoras/emprendedores, empresarios/empresarias digitales batallan contra los clientes, tratando de brindarles lo mejor y satisfacer sus necesidades, pero sorprendentemente su principal batalla es contra el tiempo y contra la organización en su negocio.

Seguro que alguna vez has dicho eso de «necesito días de 48 horas» o «no me da la vida». 

Si me sigues en redes sociales, seguro sabes que uno de los antídotos que recomiendo contra el caos en los negocios online es establecer procesos y documentarlos.

Hoy en, no me toques los procesos, hablemos de procesos.

Te doy la bienvenida al episodio 5 del podcast.

Por fin vamos a hablar de procesos…

Y es que en este tema mucha gente confunde el tocino con la velocidad, mezclan conceptos y se hacen un lío.

Otros huyen de los procesos como si hubiesen visto un fantasma.

Incluso hay quien piensa que lo de los procesos no va con ellos, que eso es cosa de Amancio Ortega.

Hoy vamos a derribar mitos y a saber de una vez por todas qué son los procesos y cómo pueden ayudarte a ahorrar tiempo en tu negocio. 

Qué es un proceso

Conjunto de los recursos y de las actividades, interrelacionadas, repetitivas y sistemáticas, mediante los cuales unas entradas se convierten en unas salidas o resultados. 

Es posible que te hayas quedado igual con esta descripción de lo que es un proceso.

A mí siempre me gusta explicarlo de una manera más sencilla. Solía explicarlo con un bizcocho, pero ahora lo explico con un Mojito (así, un poco más cubano todo). Recuerda que aunque lleve mucho tiempo viviendo en España, sigo siendo cubana.

Pero volvamos al lío.

Hacer un mojito es un proceso, las entradas son los ingredientes:  el azúcar, el ron, el agua carbonatada, el limón, la hierbabuena, etc. La salida o resultado es el mojito y las actividades interrelacionadas son mezclar, picar el hielo, machacar la hierbabuena, etc. Los recursos serían el recurso tiempo, nosotros como recurso humano, la batidora como infraestructura, etc.

Pero aquí no acaba la cosa, debemos tener en cuenta las necesidades del cliente (en este caso, el que se va a tomar el mojito). Si no toma azúcar, tendremos que modificar la receta, si no bebe alcohol, le daremos agua con limón y hierbabuena, etc.

¿Ahora lo ves más claro?

Seguro que con esta imagen que te pongo aquí debajo te queda tan claro y cristalino como el Mojito que vas a hacer.

procesos

Seguimos con el tema de los procesos…

¿Cuál sería el proceso documentado en este caso? 

La receta, el paso a paso. A nadie se le ocurre ponerse a hacer un mojito sin tener la receta a mano. 

¿Por qué pensamos que en nuestros negocios las cosas son diferentes?

En nuestros negocios tenemos procesos funcionando y es nuestra responsabilidad trabajar con ellos o no, identificarlos o no. Nadie va a venir a decirnos lo que tenemos que hacer en nuestros negocios. Amancio está ocupado con el suyo…

Tú eres la alta dirección en tu negocio, tanto si eres solo contra el mundo como si no y debes conocer cómo se funciona para luego explicárselo a otros. Porque está muy de moda delegar, pero delegar con cabeza, eso ya es más complicado. Luego los que se llevan los dolores de cabeza son las personas en las que pretendemos delegar.

Los procesos no se crean, como he oído decir muchas veces por ahí erróneamente. Lo que se crean son los documentos, los procedimientos.

Procedimiento = Receta

Y estos procedimientos son los que te hacen ahorrar tiempo en tu negocio.

Imagina que haces tu primer webinar y te sale maravilloso, se apuntan muchas personas, consigues muchas ventas, pero ¡ay! después de toda esta euforia y del brindis por haberlo hecho tan bien, te das cuenta de que no has documentado absolutamente nada. Por lo tanto, no puedes replicarlo (ni mejorarlo).

Qué distinto hubiese sido si al menos hubieses dejado constancia de ese paso a paso, ¿qué va primero? ¿qué va después? ¿cuántos emails envié? ¿cuál era el contenido de los emails?

En contra de lo que mucha gente piensa, el mejor momento para identificar y documentar procesos es en la fase inicial del negocio, porque tienes pocos procesos.

¿Y qué pasa si no lo hice al principio? Pues lo haces en el medio o al final, pero hazlo.

En próximos episodios te hablaré de los tipos de procesos y cómo identificarlos de manera sencilla. Si quieres seguir aprendiendo sobre procesos, te dejo en las notas del programa el enlace al minicurso gratuito “Hablemos de procesos” y otros enlaces de interés.

Y hasta aquí el episodio de hoy, nos escuchamos la próxima semana. Si no quieres perderte nada suscríbete al podcast en tu plataforma preferida y déjame tu valoración. 

¡Hasta pronto!

Notas del programa:

Minicurso gratuito “Hablemos de procesos”

Servicio documentación de procesos

Taller Manual de procedimientos para emprendedoras y empresarias

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Soy Ingeniera química, auditora interna de calidad y medio ambiente y MBA.

Ayudo a propietarios de negocios online a organizarse alrededor de los procesos y los sistemas de gestión eficientes para ahorrar tiempo y delegar sin agobios.

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